logo

                   

كلمة رئيس مجلس الإدارة

يسرني أن أرحب بكم في الموقع الإلكتروني لجمعية بيت الخير، الذي يكتسي اليوم حلة جديدة، ليحتفي بضيوفه وزائريه من المهتمين بالعمل

اقرأ المزيد

 

 

 

المجلة

أقسام الجمعية

قسم الإعلام والعلاقات العامة


يقوم قسم الإعلام بإنجاز العديد من الأنشطة والبرامج الإعلامية والتعريفية برسالة الجمعية وبرامجها، وتوثيق العلاقات بالجهات والشخصيات القادرة على البذل والعطاء.

ويتخصص قسم الإعلام النشط، بإعداد وتصميم وطباعة الكتيبات والبروشورات الخاصة بمشاريع الجمعية، ويقوم بإنجاز التصميمات الجديدة والملائمة، وتصميم الإعلانات المتنوعة الخاصة بالجمعية وتقديمها ونشرها في الجرائد والمجلات، كما تصدر عن القسم نشرة شهرية باسم (بيت الخير) تضم أخبار الجمعية والجمعيات المماثلة، وتغطي النشاطات الخيرية في أنحاء الدولة، وقد صدر منها حتى تمام العام 2013 مايزيد عن مئة عددا، وهي مستمرة بالصدور بانتظام، بالإضافة إلى إدارة موقع الجمعية الإلكتروني على الشبكة العالمية الإنترنت، ومواقع التواصل الاجتماعي على تويتر والفيس بوك.

كما نجح القسم في نسج علاقات متينة ومنتجة مع مئات رجال الأعمال، والشركات والبنوك والمؤسسات الخيرية والإنسانية، وهيئات النفع العام.. وينشط موظفو القسم في المجتمع المحلي للتعريف بالجمعية، وبناء علاقات طيبة مع مختلف الفعاليات، واستقطاب المزيد من أهل الخير، وتنظيم المناسبات الاجتماعية والخيرية التي يمولها القادرون، لتعود بالنفع والبهجة على المستفيدين.

 

 

الإدارة المالية

وهي الإدارة التي تتابع جميع المعاملات المحاسبية في الجمعية من خلال إصدار الميزانيات والموازنة السنوية، وتقارير الصرف الخيري للمانحين، للاطلاع على ما آلت إليه تبرعاتهم وزكاتهم، وفيم أنفقت من برامج ومشاريع، وضبط جميع الإيرادات التي تم تحصيلها من قسم التمويل كما يقوم بإصدار شيكات المساعدات الشهرية للمستحقين شهريا، وذلك بالتعاون مع قسم التنسيق والمشاريع بالجمعية، وإصدار وإنجاز القيود وسندات الصرف والقبض الاعتيادية، بالإضافة لإعداد تسويات حسابات الجمعية البنكية شهريا، وإصدار ميزان المراجعة الشهرية، وتتم جميع أعمال القسم وفق نظام إلكتروني محوسب ودقيق  

 

 

قسم التمويل

وهو من الأقسام الإستراتيجية في الجمعية، لأنه يختص بالتعامل مع المتبرعين والمانحين مباشرة، والتواصل معهم بشتى الطرق الممكنة، واستقبال التبرعات وحصرها، وإدارة وتشغيل المواقع الخارجية المخصصة لاستلام التبرعات، وتوزيع الحصالات بجميع أنواعها، ويشمل كذلك تسويق مشاريع الكفالات، وإقامة الفعاليات التي تهدف إلى توفير عائد مادي لصالح مشاريع الجمعية المختلفة، ويتكون هذا القسم المهم من عدة شعب رئيسية:


 

• شعبة تسويق المشاريع

وتختص بتسويق وتنظيم كفالة الأسر المحتاجة والمتعففة، ويسعى لإيجاد كفلاء دائمين من الشركات والمؤسسات والأفراد للأسر التي تحتاج لمن يرعاها لفقرها المزمن، أو غياب عائلها، أو عجزه أو سجنه، أو ما شابه ذلك من أسباب تجعلها عاجزة عن الصرف على نفسها وأبنائها، وقد بلغت الأسر المكفولة حتى الآن أكثر من ألف أسرة تكفل بها أهل الخير، وقاموا بتوفير كل ما تتطلبه حياتها وظروفها من غذاء وكساء ومأوى ومصاريف مدرسية وغير ذلك من أمور، كل حسبما يتطوع لكفاية هذه الأسر ورعايتها.
 

• شعبة الحصالات

وهي شعبة تابعة لقسم التمويل، و تعد من أهم وسائل جمع التبرعات عن طريق توزيع الحصالات في مختلف أنحاء الإمارات، كمراكز التسوق والمستشفيات ومحطات الوقود.. وقد وصل عدد الصناديق إلى أكثر آلاف الحصالات من مختلف الأحجام، ويتم جمعها بصورة دورية عن طريق مشرفي تحصيل من ذوي الكفاءة والخبرة، ثم يتم جلبها إلى الجمعية، ومن ثم تقوم لجنة أخرى مكونة من 4 أفراد بفتح كل حصالة وجردها وتسجيل المبالغ ضمن إجراءات محاسبية دقيقة وصارمة، ومحضر جرد موقع عليه من اللجنة، كما تم تحديث نظام جرد صناديق الحصالات باعتماد باركود إلكتروني يعطي بيانات دقيقة عن عمل كل حصالة وأدائها المالي، ويسمح بجردها فى أى وقت عن طريق الباركود الخاص، لضبط عملها ودقة مواردها.

ثم ترسل الأموال إلى البنك عن طريق شركة نقل أموال مخولة بموجب عقد رسمي، لتتم بعد ذلك عملية الإيداع لدى البنك في حساب الجمعية.
 

• شعبة المواقع الخارجية

وهي شعبة متخصصة بإدارة شبكة المواقع الخارجية وتسويق الكوبونات في جميع أنحاء الدولة، ودراسة المواقع الأكثر جدوى، لوضع الحصالات والكاونترات، كما تعمل هذه الشعبة على اختيار المندوبين الذين سيعملون في المواقع الخارجية، وإجراء المقابلات اللازمة لهم للتأكد من ملاءمتهم للتعامل مع الجمهور، وحسن سيرتهم الذاتية والسلوكية التي تليق بسمو العمل الخيري وأمانته، وكذلك إدارة وتوزيع المندوبين وتدريبهم والرقابة عليهم، حتى يتحقق أعلى عائد من التبرعات.

 

 

قسم الحاسب الآلي

يقوم قسم الحاسب الآلي بجمعية بيت الخير بتركيب قواعد البيانات وإدارة حسابات المستخدمين على الأنظمة وصلاحيتها، ومراقبة أداء قواعد البيانات وصيانتها، وإعداد الخدمات الشبكية الخاصة بقواعد البيانات وعمل صيانة لأجهزة الكمبيوتر، وتنصيب وتركيب البرمجيات المستخدمة في الجمعية وصيانتها، وإدارة أنظمة الحوسبة الخاصة ببيت الخير، وعمل نسخ احتياطية من البيانات المدخلة آلياً، ومتابعة أخر المستجدات على صعيد تكنولوجيا المعلومات.

وقد تم تطوير كافة الأنظمة الآلية في الجمعية وتحديثها، ضمن برنامج متكامل "البرنامج العام" وهذا البرنامج يشمل كافة أقسام الجمعية ومراكزها وفروعها في الدولة، وميزة هذا البرنامج العام تكامل كل البرامج الخاصة بالأقسام ضمن برنامج واحد، بحيث يمكن لكل قسم أن يطلع على البيانات التي تهمه والتابعة للأقسام الأخرى، ومن خلال هذا البرنامج استطاعت الجمعية تطوير نظام التمويل ليتكامل مع الأنظمة الأخرى ضمن البرنامج العام المحدث، بحيث أصبح يمكن للإدارة الاطلاع بشكل دوري وآني على كل التقارير الإدارية والمالية، فيما يختص بالتبرعات والدفعات وكل البيانات والحركات الأخرى.

كما قام قسم الحاسب الآلي بتحديث نظام الاتصالات الذي تستخدمه الجمعية بالتعاون مع أحد الشركات المتخصصة، ليعمل بتكنولوجيا نقل الصوت باستخدام بروتوكولات الانترنت (VOIP) في المقر الرئيسي للجمعية، بالإضافة إلى الأفرع والمراكز في دبي ورأس الخيمة والفجيرة، مما زاد بشكل كبير فعالية النظام الهاتفي، وحسّن في نفس الوقت قدرة الاتصال ما بين أفرع الجمعية مع المقر الرئيسي، وزود الجمعية بقدرة على التحكم الكامل بكل المكالمات الداخلية والخارجية، وقد ساعدت هذه التقنية على تقليل كلفة الاتصال وكلفة الصيانة مع قدرة توافرية عالية للاتصال، والسعة والوضوح والكثير من المميزات المتطورة، التي تسمح بتدفق المكالمات وتوثيقها، وربطها ببيانات الكمبيوتر.  

 

 

قسم شؤون الموظفين

ويختص هذا القسم بالمهام المتعلقة باختيار الموظفين واستكمال مسوغات تعيينهم واتخاذ الخطوات المناسبة لاندماجهم في أعمالهم، وبحث مشكلات الأداء والسلوك والشكاوى والتظلمات، ومتابعة إجراءات دفع الرواتب والمزايا والمنافع التي يستحقونها، ووضع البرامج والأنشطة التي تحبب إليهم العمل، والتأكد من استفادتهم من مزايا الوظيفة بإعطائهم الحافز المناسب، وتنظيم البرامج والدورات التدريبية للموظفين لرفع كفاءتهم.

 




 

قسم الخدمات والمخازن

يقوم قسم الخدمات والمخازن بإدارة الموجودات في مخازن الجمعية المختلفة، ومتابعة جميع حركاتها من صرف واستلام ونقل، بالإضافة إلي تخليص الإجراءات المتعلقة بالعمليات الشرائية، والتأكد من المواصفات الفنية للمواد التي يتم شراؤها، كما يشرف القسم على جميع عمليات الصيانة والنظافة والأمن في الجمعية، إلى جانب استلام المواد المتبرع بها وتوصيلها إلى المحتاجين لها، كما يشرف القسم أيضاً على حركة النقليات وإدارة السائقين لخدمة جميع أقسام وفروع الجمعية.

 



 

قسم التنسيق والمشاريع

يقوم هذا القسم بالإشراف على سير العمل في أفرع جمعية بيت الخير ومراكز هيئة آل مكتوم التي تتم إدارتها من قبل الجمعية، بالإضافة إلى التنسيق بينهما، ويعمل القسم على وضع خطط عمل شهرية للأفرع والمراكز، والتأكد من إنجازها كما هو مخطط، مما يسهم في ضمان جودة العمل في جمعية بيت الخير والأفرع والمراكز التابعة لها.

كما يصدر قسم التنسيق والمشاريع، شيكات شهرية لذوي الاحتياجات الخاصة بعد دراسة الحالات الطارئة، كما يصدر كوبونات المواد الغذائية للحالات الشهرية المستحقة، بالتعاون مع الجمعيات التعاونية. وتوفير المستلزمات المنزلية ومساعدة أسر المسجونين والخارجين الجدد من السجن بالإضافة إلى مشروع صندوق التائبين بالتعاون مع القيادة العامة للشرطة.

وفيما يلي سرد لمراكز وأفرع الجمعية:

 

  1. فرع دبي – وهو في المقر الرئيسي لجمعية بيت الخير في دبي.
  2. فرع الفجيرة - افتتح عام 1998 ويتبع جمعية بيت الخير.
  3. فرع رأس الخيمة - افتتح عام 2000 ويتبع جمعية بيت الخير.
  4. مركز العوير – يتبع هيئة آل مكتوم الخيرية وتشرف عليه جمعية بيت الخير.
  5. مركز البرشاء – يتبع هيئة آل مكتوم الخيرية وتشرف عليه جمعية بيت الخير.
  6. مركز الليسلي – يتبع هيئة آل مكتوم الخيرية وتشرف عليه جمعية بيت الخير.
  7. مركز حتا – يتبع هيئة آل مكتوم الخيرية وتشرف عليه جمعية بيت الخير.
 

قسم الأيتام

يتابع قسم الأيتام كفالات الأيتام وشؤونهم، ويقوم بالتنسيق بين الكفلاء والأيتام والبحث عن كفلاء جدد للأيتام غير المكفولين، كما يقوم بإدارة جميع النشاطات الخاصة بالأيتام بالتنسيق مع المؤسسات والدوائر الحكومية والخاصة، ومتابعة أمور الأيتام سواء في المنزل أو المدرسة ومن هذه النشاطات: ملتقى الأيتام، الإفطار الجماعي للأيتام في رمضان وغيرها.. كما يقوم بإرسال التقارير الدورية عن الأيتام إلى كفلائهم.

كما يرعى القسم الأيتام المكفولين من هيئة آل مكتوم الخيرية، ويعمل على تقديم كل المساعدات والنشاطات والهدايا التي يتلقاها أيتام بيت الخير، وقد بلغ عدد الأيتام الذين تكفلهم الجمعية حتى الآن حوالي 500 يتيم تحت كفالة هيئة آل المكتوم الخيرية، وتقوم الجمعية على رعايتهم.
 

 

 

فرع دبي

يعد فرع دبي الركن الأساسي لعمل الجمعية، وأكبر الأقسام وأهمها للدور المناط به، فهو القسم المختص بتسجيل الحالات المتقدمة للمساعدة، ودراستها مكتبيا وميدانيا، ومتابعتها بعد الاستحقاق للمساعدة، ومن ثم صرف المساعدات النقدية والعينية للحالات، ومن ثم دراسة تطور الحالة وما طرأ عليها بشكل دوري.

ويضم هذا القسم مجموعة كبيرة من الباحثات المتخصصات في مجال البحث الاجتماعي. و تخضع الحالات المتقدمة للمساعدة لنظام دقيق من البحث والتحليل، تعرف بدورة الملف وتبدأ بالدراسة الأولية ثم الميدانية، ثم طلب جميع الأوراق والمستندات الثبوتية والتي تثبت أحقية الحالة للمساعدة.

وترسل الملفات المدروسة والجاهزة إلى لجان البت في الطلبات، ليتم صرف المساعدة المناسبة في حال القبول، أو رفض الطلب بناء على المحددات والمعايير التي أعدت لقبول ورفض الطلبات، كما يخضع ملف الحالة المستحقة للمساعدة إلى إعادة دراسة مكتبية وميدانية بشكل دوري.

وتقوم الباحثة في كل تلك المراحل بإدخال جميع بيانات الحالة ومعلومات البحث ضمن البرنامج المحوسب الخاص بالحالات الاجتماعية بعد اعتمادها من مسئول الفرع والموافقة عليها.

ويقوم القسم بعمل أرشفة الكترونية للملفات والسجلات الخاصة بالحالات المسجلة لدى الجمعية وتعد الأرشفة الإلكترونية الأسهل والأفضل في حالة الرجوع إلي ملف الحالة، ويقوم القسم أيضا بإصدار البطاقات الخاصة بالحالات لدى الفرع الرئيسي وباقي الأفرع والمراكز.